RFID檔案管理系統(tǒng)解決方案

一、方案建設(shè)背景

通過RFID工作臺、RFID通道門以及檔案柜或密集柜的建設(shè)，可實(shí)現(xiàn)對檔案的精確管理，做到存放有序，借閱登記，異常報(bào)警，實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，快速查找等功能，解決目前檔案管理混亂，查找耗時(shí)等情況。 

目前查找及維護(hù)更新數(shù)據(jù)難度都很大，經(jīng)常有因?yàn)閿?shù)據(jù)更新不及時(shí)導(dǎo)致錯(cuò)亂，影響正常業(yè)務(wù)的開展，因此需要建設(shè)一套檔案實(shí)時(shí)監(jiān)控管理系統(tǒng)，對檔案的位置、當(dāng)前狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控，同時(shí)對檔案的借閱、查詢做動態(tài)管理，后期對檔案的各種動態(tài)做數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，能突出重點(diǎn)，提高生產(chǎn)力。

RFID技術(shù)在圖書和檔案管理上已經(jīng)廣泛應(yīng)用，并得到用戶一致認(rèn)可。希望基于RFID技術(shù)的管理系統(tǒng)能夠提高檔案信息化管理水平，提高檔案查找、盤點(diǎn)效率。

二、方案建設(shè)方向

1、“大數(shù)據(jù)”規(guī)劃：通過檔案定位采集模塊、借閱模塊、后臺管理模塊等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，集中統(tǒng)計(jì)分析，能分時(shí)段、類型、位置、借閱情況多維圖統(tǒng)計(jì)并報(bào)表。 

2、基于模塊化的系統(tǒng)設(shè)計(jì)：將系統(tǒng)進(jìn)行模塊化設(shè)計(jì)，能在提高協(xié)作的同時(shí)，減少出錯(cuò)的幾率。

3、RFID技術(shù)：通過RFID技術(shù)和移動應(yīng)用技術(shù)及軟件功能的研發(fā)，實(shí)現(xiàn)對檔案的定位、實(shí)時(shí)監(jiān)管、自助借閱、查詢服務(wù)等業(yè)務(wù)進(jìn)行現(xiàn)場智能管理。 

4、云存儲理念：搭建可視化的管理系統(tǒng)平臺，提高檔案庫透明度，對檔案管理實(shí)現(xiàn)可視化管理，提升管理工作效率。

5、通過對檔案的智能感知，結(jié)合完善的工作流程，能實(shí)時(shí)、高效的管理檔案的狀態(tài)，結(jié)合“大數(shù)據(jù)”的概念，能對管理范圍內(nèi)的檔案實(shí)現(xiàn)可視化的實(shí)時(shí)管理，解決舊有的因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)更新不及時(shí)導(dǎo)致難查找、丟失、錯(cuò)位等疑難問題，提高檔案管理效率。 行校驗(yàn)。

三、建設(shè)功能

鑒于RFID的優(yōu)點(diǎn)，將其應(yīng)用于檔案管理工作中不僅能大大提高管理的效率，同時(shí)還有助于提高檔案管理的安全性。由此，一套基于RFID技術(shù)的檔案管理自動化管理系統(tǒng)，其主要由RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和檔案管理信息系統(tǒng)組成，

如圖所示：

1、RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括讀寫器與手持式閱讀器，是中心數(shù)據(jù)庫獲取信息與輸出信息的重要端口。讀寫器的作用是負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)庫中的信息寫入標(biāo)簽或是將標(biāo)簽中的信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫；手持式閱讀器是管理員進(jìn)行現(xiàn)場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入至中心數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。

2、檔案管理信息系統(tǒng)

該系統(tǒng)由儲位管理子系統(tǒng)、查詢管理子系統(tǒng)、銷毀管理子系統(tǒng)和安全管理子系統(tǒng)構(gòu)成。其中儲位管理子系統(tǒng)又由儲位自動識別模塊和檔案自動識別模塊組成，而安全管理子系統(tǒng)包括監(jiān)控模塊和警報(bào)模塊。

3、系統(tǒng)具體功能如下：

（1）儲位管理子系統(tǒng)：該子系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動識別模塊所儲存的檔案盒編號和儲位自動識別模塊所儲存的儲位編號自動匹配，從而在進(jìn)行檔案的出入庫時(shí)較好地實(shí)現(xiàn)檔案儲位的定位。此外，儲位自動識別模塊還具有儲位分配、儲位信息管理的功能，可實(shí)現(xiàn)檔案館儲位的可視化、動態(tài)化管理。

（2）查詢管理子系統(tǒng)：在檔案需要被查閱時(shí)，由該子系統(tǒng)提供檔案編目查詢、密級查詢等，并發(fā)出出庫指令，指令通過計(jì)算機(jī)總線將查詢信號傳輸至檔案架，使得檔案架上的指示燈亮起，管理人員按指示燈指示做出庫作業(yè)。

（3）銷毀管理子系統(tǒng)：檔案入庫前，在銷毀管理子系統(tǒng)中設(shè)定每份檔案的保管期限，當(dāng)?shù)竭_(dá)保管期限時(shí)，銷毀管理子系統(tǒng)自動提醒管理人員失效檔案的相關(guān)信息，由管理人員作進(jìn)一步處理。管理人員也可由該子系統(tǒng)查看將要到期或是已到期銷毀的檔案信息。

（4）安全管理子系統(tǒng)：該子系統(tǒng)負(fù)責(zé)檔案防盜和現(xiàn)場監(jiān)管，實(shí)施檔案管理的安全機(jī)制。當(dāng)檔案盒在非正常情況下離開儲位（指不經(jīng)查詢子系統(tǒng)發(fā)出出庫指令情況下），安裝于儲位區(qū)的閱讀器將捕捉到這一信息，將檔案信息無線傳回管理系統(tǒng)，監(jiān)控模塊將會把這一異常信息立即發(fā)送給警報(bào)模塊，警報(bào)模塊接受到信息后向計(jì)算機(jī)控制中心發(fā)出警報(bào)。

綜上所述，RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)通過系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的對接，由RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的收集、儲存、讀寫電子標(biāo)簽；檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對檔案信息的應(yīng)用與管理。同時(shí)，可對系統(tǒng)用戶設(shè)置不同權(quán)限，以實(shí)現(xiàn)對用戶的安全性管理。

4.系統(tǒng)實(shí)施

1、工程執(zhí)行流程圖

2、系統(tǒng)實(shí)施：

1）非接觸式數(shù)據(jù)采集。RFID技術(shù)極大地增強(qiáng)了管理者對庫區(qū)存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID標(biāo)簽的檔案盒在閱讀器前經(jīng)過，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內(nèi)檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息，縮減了管理者的作業(yè)環(huán)節(jié)，提高了作業(yè)效率，從而有助于管理者實(shí)施庫存檔案的動態(tài)化管理。

2）快速掃描，且一次性數(shù)據(jù)處理量大。RFID讀寫器可以同時(shí)從多個(gè)射頻標(biāo)簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內(nèi)容摘要信息等多項(xiàng)相關(guān)數(shù)據(jù)信息。如一些讀寫器可以每秒讀取200個(gè)標(biāo)簽的數(shù)據(jù)，這比傳統(tǒng)掃描方式要快超過100倍。

3）標(biāo)簽信息容量大，使用壽命長，可重復(fù)使用。和傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)相比，RFID標(biāo)簽可存儲的數(shù)據(jù)量大大增加，可達(dá)1K甚至更大的容量；標(biāo)簽的內(nèi)容可以反復(fù)被擦寫,而不會損害標(biāo)簽的功能，從而可實(shí)現(xiàn)標(biāo)簽的重復(fù)使用。

4）安全性高。標(biāo)簽的數(shù)據(jù)存取具有密碼保護(hù)，識別碼獨(dú)一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護(hù)措施使得標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)不易被偽造和篡改。

5）抗污染性能強(qiáng)和耐久性，傳統(tǒng)條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但 RFID對水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強(qiáng)抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損； RFID卷標(biāo)是將數(shù)據(jù)存在芯片中，因此可以免受污損。

6）體積小型化、形狀多樣化，RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì)。此外， RFID標(biāo)簽更可往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，以應(yīng)用于不同檔案。

7）可重復(fù)使用，現(xiàn)今的條形碼印刷上去之后就無法更改， RFID標(biāo)簽則可以重復(fù)地新增、修改、刪除RFID卷標(biāo)內(nèi)儲存的數(shù)據(jù)，方便信息的更新。

8）穿透性和無屏障閱讀，在被覆蓋的情況下， RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質(zhì)，并能夠進(jìn)行穿透性通信。而條形碼掃描機(jī)必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼

9）標(biāo)簽具有EAS防盜功能，配合門型通道天線，可以很好的防止檔案丟失，實(shí)現(xiàn)非法取走報(bào)警功能。