你打算如何確保IT項(xiàng)目始終處于控制之下？項(xiàng)目管理者與項(xiàng)目管理專(zhuān)家們將在本文中與我們共同分享其重要秘訣。
范圍蔓延、團(tuán)隊(duì)成員不了解自己應(yīng)當(dāng)做什么或是拿出什么樣的成果、糟糕的跨部門(mén)溝通效果，這一切都是項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常需要面對(duì)的多發(fā)問(wèn)題。
那么你知道該如何將項(xiàng)目牢牢控制在自己手中嗎？CIO.com網(wǎng)站向數(shù)十位項(xiàng)目管理者與項(xiàng)目管理專(zhuān)家征集了意見(jiàn)，接下來(lái)我們就一同分享這十三條真知灼見(jiàn)，看看牛人們?nèi)绾翁幚磉@些管理者常見(jiàn)的項(xiàng)目挑戰(zhàn)并讓項(xiàng)目始終沿正軌前行。
1. 為工作任命合適的項(xiàng)目經(jīng)理。 “雇傭項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)，一定要選擇那些能考慮到開(kāi)發(fā)人員情況并知道自己在做什么的人選，”Smart Science教育公司董事長(zhǎng)、CEO兼創(chuàng)始人Harry E.Keller表示。“沒(méi)有什么比糟糕的管理工作能更快將IT項(xiàng)目帶向崩潰深淵。尋找正確的人選非常艱難，因?yàn)榇蠖鄶?shù)開(kāi)發(fā)人員都不適合做管理工作、大多數(shù)管理者對(duì)于開(kāi)發(fā)也毫不知情；但相信我，為了這樣的人才我們值得花一番工夫。”
2.利用合適的團(tuán)隊(duì)為項(xiàng)目管理者提供支持。“CIO必須利用充分的人才來(lái)武裝技術(shù)團(tuán)隊(duì)，”惠而浦公司互聯(lián)網(wǎng)及電子商務(wù)高級(jí)經(jīng)理（同時(shí)也是ModernServantLeader.com網(wǎng)站創(chuàng)始人）Ben Lichtenwalner指出。大家不僅需要選擇合適的項(xiàng)目管理者，更需要“利用適合的團(tuán)隊(duì)成員（包括業(yè)務(wù)分析師、品質(zhì)經(jīng)理等等）為其提供支持，這樣項(xiàng)目管理者才能夠妥善處理重要項(xiàng)目工作而不是對(duì)每件事都要親自插手。”
“資源的分配要以功能性為前提而非可用性，”IBM全球技術(shù)服務(wù)部門(mén)執(zhí)行IT架構(gòu)師Gerardo Menegaz表示。“很多時(shí)候我們將資源投入工作僅僅是為了消除其閑置狀態(tài)，而沒(méi)有考慮是否將合適的技能用在了需要的領(lǐng)域。這種一拍腦門(mén)就定下來(lái)的資源分配方式最終只會(huì)毀掉整個(gè)項(xiàng)目，”他解釋稱(chēng)。
3.了解項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)。 “在保持項(xiàng)目控制權(quán)方面，最重要的一點(diǎn)就是‘了解自己手頭的本錢(qián)’，這是我爸教給我的真理，”PsychsoftPC公司CEO Tim Lynch博士如是說(shuō)，這是一家專(zhuān)門(mén)提供高性能游戲計(jì)算機(jī)及圖形工作站的企業(yè)。“也就是說(shuō)，我們需要了解團(tuán)隊(duì)中哪些人工作成效最好而且不需要監(jiān)督，對(duì)這些人我們盡量少加干涉；而對(duì)那些需要鼓勵(lì)甚至鞭策的成員則一刻也不能放松——有針對(duì)性地進(jìn)行管理，團(tuán)隊(duì)才能以高效方式帶來(lái)回報(bào)。”
4.審視整個(gè)項(xiàng)目并提取核心要素。 “我們會(huì)把整個(gè)項(xiàng)目看成一顆葡萄——其中有果肉當(dāng)然最重要的還是果核。接下來(lái)我們會(huì)把其體積削減大約50%，”bigWebApps.com網(wǎng)站CEO Patrick Clements表示。“在剩下的50%中，我們只選三件容易上手且能保證成功的任務(wù)來(lái)做，基本上這就是最低可行產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)方式。”
5.對(duì)任務(wù)進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序，并在出現(xiàn)沖突時(shí)根據(jù)準(zhǔn)則執(zhí)行。 “好的項(xiàng)目管理者知道同時(shí)進(jìn)行多項(xiàng)事務(wù)會(huì)極大損害整體生產(chǎn)效率，因此他們會(huì)創(chuàng)建一套專(zhuān)門(mén)的工作環(huán)境，讓個(gè)人及團(tuán)隊(duì)能夠在同一時(shí)間將精力集中在少數(shù)幾項(xiàng)任務(wù)身上，”Realization技術(shù)公司CEO Sanjeev Gupta表示，這是一家專(zhuān)門(mén)提供規(guī)劃及執(zhí)行軟件的企業(yè)。
“這其中涉及到減少執(zhí)行中的工作流程數(shù)量（以降低優(yōu)先級(jí)沖突）、且只在所有必要的投入完成后才啟動(dòng)新工作流，”Gupta解釋道。除此之外，我們還需要對(duì)任務(wù)進(jìn)行排序，并在沖突發(fā)生時(shí)根據(jù)制定好的指導(dǎo)及規(guī)程進(jìn)行決策。“在這些措施的結(jié)合之下，項(xiàng)目經(jīng)理的執(zhí)行效率能夠提高20%甚至50%，”他總結(jié)道。
6.積極對(duì)項(xiàng)目及手下團(tuán)隊(duì)進(jìn)行監(jiān)控。 “項(xiàng)目管理者必須提高警覺(jué)、保證在任何階段都準(zhǔn)確掌握當(dāng)前發(fā)生的情況，”Albert Sarvis指出。他是一位項(xiàng)目管理專(zhuān)家，在哈里斯堡科技大學(xué)擔(dān)任項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人。
“讓資源層面的項(xiàng)目監(jiān)控指標(biāo)成為日常工作中的常駐組成部分，而且千萬(wàn)把傳統(tǒng)項(xiàng)目工具當(dāng)成惟一的工作指導(dǎo)，”他表示。“沒(méi)有哪種項(xiàng)目管理工具自己發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中存在的意外狀況，也沒(méi)有什么能像項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員那樣與我們定期面對(duì)面進(jìn)行交流。”
7. 使用項(xiàng)目管理軟件。 “不要把電子郵件當(dāng)作項(xiàng)目管理工具，”NeoNexus公司總裁Kent Milholland提醒道，這是一家專(zhuān)門(mén)提供Web設(shè)計(jì)、定制Web應(yīng)用以及互聯(lián)網(wǎng)營(yíng)銷(xiāo)解決方案的企業(yè)。“郵件追蹤起來(lái)太困難了。”
相反，Miholland認(rèn)為“我們應(yīng)當(dāng)利用Assembla甚至是Basecamp這樣的軟件項(xiàng)目管理系統(tǒng)，這樣就能在不付出任何額外精力的前提下記錄下每個(gè)細(xì)節(jié)。基于Web的項(xiàng)目管理方案允許包括用戶(hù)、程序員、客戶(hù)以及決策制定者在內(nèi)的每位項(xiàng)目參與者都以最簡(jiǎn)化的方式處理流程。”
8. 每周定期舉行會(huì)議。 “每周設(shè)定一次簡(jiǎn)短的強(qiáng)制性會(huì)議，會(huì)上每位團(tuán)隊(duì)成員都會(huì)有一到兩分鐘時(shí)間向其他同事介紹自己這一周來(lái)的工作進(jìn)展、對(duì)下一周的任務(wù)規(guī)劃以及任何團(tuán)隊(duì)能夠幫助解決的難題，”Sage Nonproift Solutions公司研究及開(kāi)發(fā)部門(mén)副總裁Grant M.Howe指出，這是一家專(zhuān)門(mén)為政府機(jī)構(gòu)及非營(yíng)利組織提供軟件產(chǎn)品及服務(wù)的企業(yè)。“這種模式能為團(tuán)隊(duì)中的第個(gè)成員提供緊急應(yīng)對(duì)措施，并及時(shí)處理每周遇到的問(wèn)題。”
9. 管理變更。 “針對(duì)原本工作范圍做出管理變更是保持項(xiàng)目控制權(quán)中的一大關(guān)鍵，”AppleTech Consultants公司首席咨詢(xún)師Jaimin Doshi表示，這是一家IT咨詢(xún)及項(xiàng)目管理專(zhuān)業(yè)企業(yè)。
“利用變更控制機(jī)制分析與時(shí)間、成本及必要性相關(guān)的變動(dòng)影響非常重要，”Doshi指出。“被視為輔助性（或者說(shuō)次要）地位的變更同樣應(yīng)由項(xiàng)目管理者持續(xù)追蹤，以確保其實(shí)施過(guò)程符合預(yù)期；另外，我們還需要通過(guò)測(cè)試準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)這些小影響突然增強(qiáng)的可能性。”
10.對(duì)范圍蔓延采取強(qiáng)硬路線。 “范圍蔓延是導(dǎo)致項(xiàng)目失去控制權(quán)的主要原因，”Hyperion Works公司技術(shù)主管Nick Coons表示，這是一家專(zhuān)門(mén)提供Web應(yīng)用、軟件與IT管理定制方案的企業(yè)。
然而，“在奠定基礎(chǔ)、明確范圍方面提前花點(diǎn)時(shí)間將有效幫助我們保持項(xiàng)目的運(yùn)行正軌，”他指出。另外，“當(dāng)客戶(hù)提出無(wú)法回避的范圍變更請(qǐng)求時(shí)，大家應(yīng)該毫不避諱地告知他們這些請(qǐng)求將被劃入項(xiàng)目的‘第二梯隊(duì)’，并為其獨(dú)立設(shè)定范圍及成本預(yù)算。”
11.為團(tuán)隊(duì)中的每位成員設(shè)定進(jìn)度里程碑——并在目標(biāo)達(dá)成時(shí)積極慶祝。 “在規(guī)劃階段大家就應(yīng)該創(chuàng)建進(jìn)度里程碑，這樣執(zhí)行團(tuán)隊(duì)就能幫助我們追蹤項(xiàng)目流程并在抵達(dá)階段性里程碑時(shí)帶來(lái)強(qiáng)烈的成就感，”Hexaware技術(shù)公司項(xiàng)目主管G.Karthik指出，這是一家商務(wù)智能、商務(wù)分析及企業(yè)級(jí)方案供應(yīng)商。
那么，“當(dāng)我們抵達(dá)階段性里程碑時(shí)，別忘了給大家搞一些有趣的社交活動(dòng)（例如在辦公室里搞冰淇淋派對(duì)），這種隱性獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制能夠有效幫助每位成員保持對(duì)項(xiàng)目的熱情，”Tufin技術(shù)公司首席安全架構(gòu)師Michael Hamelin建議道，這是一家防火墻管理方案供應(yīng)商。對(duì)于那些地理分布較為分散或合作內(nèi)容比較有限的項(xiàng)目，一個(gè)簡(jiǎn)單的鼓勵(lì)手勢(shì)或者祝賀郵件也能起到很好的作用。
12.考慮利用敏捷開(kāi)發(fā)方案。 “我們發(fā)現(xiàn)利用敏捷方案進(jìn)行項(xiàng)目管理工作對(duì)我們非常有利，”CA技術(shù)公司高級(jí)工程項(xiàng)目經(jīng)理Andre Winter表示。“這類(lèi)方案能幫助團(tuán)隊(duì)快速對(duì)項(xiàng)目的市場(chǎng)需求做出反應(yīng)及調(diào)整，同時(shí)符合本公司的利益、價(jià)值觀與團(tuán)隊(duì)執(zhí)行能力。”
13. 追蹤時(shí)間。 “主要人員負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目的主要執(zhí)行目標(biāo)進(jìn)行時(shí)間追蹤非常重要，”Monmouth通信公司副總裁Ken Leland III建議道。“這能及時(shí)提醒我們?cè)诔跗陬A(yù)估時(shí)犯下的錯(cuò)誤，并提供更多時(shí)間與發(fā)揮空間以處理由此帶來(lái)的結(jié)果，”他表示。在利用內(nèi)部資源追蹤時(shí)間進(jìn)度方面，Leland推薦以toogl.com為代表的云基礎(chǔ)類(lèi)服務(wù)。
原文名：13 Tips for Keeping IT Projects Under Control