存在的一些情況
1、工商企業數據庫只能提供“企業名稱”、“法人代表”等打印在營業執照上的簡單信息，遠
遠不能滿足各界對企業檔案信息更有深度和廣度的需要。
2、大量的企業檔案信息仍然存在于各式各樣的紙張文件中。
3、檔案移交問題：檔案保存一定年限后要移交檔案館，而移交前檔案的整理和各種目錄準備工
作也比較煩瑣，特別是檔案移交后查檔就更加不便。
4、辦公自動化系統的要求：現在很多單位進行辦公自動化建設，如何完善和豐富 OA 系統，使其
真正成為包括各種重要信息的自動化系統，就必須考慮如何將紙張的歷史檔案和科技資料與 OA
系統結合，進行計算機管理和調閱。
5、檔案存儲空間不足：在我們接觸的客戶中就有檔案量很大，庫房不足，但檔案又不能銷毀的
情況。解決日益增長的檔案數量與儲存空間不足的問題已經非常迫切。
6、檔案文件安全性問題：每份檔案都是珍貴的原始資料，特別是對于比較陳舊的資料，其歷史
價值更大，但是每次調閱對原件均會造成一定的損害，如果遇上自然災害（如水災、火災、蟲災、
自然風化等）或人為因素（如盜竊、涂改、撕毀等），將造成無法挽回的損失，如果因此而將檔
案束之高閣，便又失去了檔案的自身參考價值。
效益分析
根據自身情況，建議采取工商局企業檔案資料電子化方案，基本可以解決目前檔案管理存在
的一些問題，如：
1、解決檔案資料查找困難的問題：將高拍儀拍攝的企業檔案文檔電子影像保存于光盤，在計算
機上調閱，使查閱方便性大大提高。
2、解決檔案移交問題：所有檔案已經保存在光盤上，檔案移交后，有光盤作為備份，作到沒有
后顧之憂。
3、符合辦公自動化系統的要求：將歷史紙張檔案經高拍儀拍攝后變成了電子影像，可以上網進
行網絡調閱，解決大量歷史紙張檔案與 OA 系統的結合。
4、解決檔案存儲空間不足問題：每張光盤可以存儲 1.5 萬張 A4 紙左右，節省 99.5%的空間，原
稿可以打包到遠郊存放；還可以考慮銷毀原件，極大節省空間。
5、解決檔案文件安全性問題：光盤上的檔案資料，可以多次讀取而不接觸原件，可以充分保證
原件安全性，每套光盤檔案都有備份，可以異地保存，遇上自然或人為災害（如水災、火災）也
保證檔案信息不丟失。